Centre Hospitalier d'Avignon : témoignage

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Centre Hospitalier d'Avignon France

« Pour le personnel d’accueil, l’arrivée des bornes allège la pression sur les équipes lors des pics d’affluence et permet de réaliser dans des conditions plus qualitatives les entretiens d’accueil des patients. »

Contexte

Nous allons aborder le sujet du Centre Hospitalier d’Avignon, client de longue date, qui a fait l’objet d’un article dans la revue Hospitalia*. On y lit que cet hôpital faisait face « à la congestion des flux patients » et que le projet de l’établissement vise à « numériser et donc fluidifier les parcours administratifs ». Dans ce contexte ESII a été consultée pour fournir 8 bornes multifonctions Twana™ XL et sa solution d’accueil.

*Hayek Joëlle, (2020) Intersystems s’engage pour la dématérialisation des parcours administratifs, Hospitalia, n°50, PP 76-77.

Solution installée

La solution eSirius™ a été interfacée avec le système d’information du CH afin de pouvoir communiquer avec le logiciel métier.

Ainsi, un patient qui se présente devant la borne pour une consultation externe, scanne le code-barres reçu avec sa confirmation de rendez-vous. Notre logiciel interroge celui de l’hôpital afin de vérifier l’existence de ce rendez-vous et l’état du dossier du patient.

Si son dossier n’est pas complet, il voit un message l’invitant à se rendre au guichet d’accueil avec le ticket qui s’imprime sur la borne.
Si son dossier est en règle, la borne affiche une confirmation et invite le patient à se rendre dans le bon service avec le ticket et les étiquettes qu’elle imprime.

Témoignage client

« Doté d’un accueil centralisé, notre établissement doit gérer un flux de plus de 1000 patients par jour dans un hall unique dont la fluidité conditionne tant la qualité de l’expérience patient/visiteur, que l’organisation de toutes les activités médicales qui en dépendent.

Nous utilisons donc la solution de GFA pour superviser toute l’activité de l’accueil, tant du point de vue de la qualité de la prise en charge administrative du patient (temps d’attente par type de flux monitoré en temps réel, tableaux de bords mensuels, etc.) que du management des équipes d’accueil (répartition de la charge de travail, aménagement des horaires par rapport aux flux, etc.)

Plus récemment, la crise sanitaire a amené l’établissement à accélérer son projet de numérisation du parcours patient, dans le but de limiter encore la promiscuité dans le hall d’accueil. Le travail conjoint entre ESII et notre éditeur de GAM a permis de déployer en quelques mois un accueil des externes sur borne qui prend en charge en autonomie 20% du flux d’externe désormais.

Pour le personnel d’accueil, l’arrivée des bornes allège la pression sur les équipes lors des pics d’affluence et permet de réaliser dans des conditions plus qualitatives les entretiens d’accueil des patients, pour lesquels l’intervention et l’expertise humaine sont nécessaires. Les conditions de travail sont donc améliorées.

Le métier évolue avec un contact patient plus direct dans le hall pour l’orientation et l’aide à l’utilisation des bornes, qui est bien perçu par le public et donc valorisant pour les équipes.

Pour les patients, l’accueil autonome est très rapide (quelques secondes) et donc facteur de moindre stress et de moindre attente. L’impact de cette organisation est aussi positif sur le temps d’attente de tous les autres usagers.

Nous sommes donc très satisfaits des solutions proposées par ESII au regard des problématiques traitées. »

M. Michael DE BLOCK, DSI du Groupement Hospitalier du Vaucluse

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