Parcours patient

La collaboration entre ESII, leurs partenaires locaux Arsi/Comafrique et le service informatique de l’établissement était très productive. La communication entre les équipes était permanente et ce depuis les phases de collecte de besoins, d’analyse de ces besoins appuyée par un apport d’expertise de ESII et de mise en œuvre. Cela a permis le déploiement d’une solution utile aussi bien pour l’établissement que pour les usagers. Le niveau de personnalisation de la solution est impressionnant si bien que la GFA (Gestion des Files d’Attente) s’est adaptée au circuit usager défini et est présent dans tous les services ayant un taux de fréquentation élevé.  Il s’agit de l’accueil, du service assurance, du service admission et caisse et des services de radiologie, de consultations gynécologiques et du laboratoire.

Il est important de signaler qu’après la mise en œuvre, lors de l’exploitation, nous avons continué à bénéficier de l’accompagnement de ESII ; ce qui a été très bénéfique car pour des raisons d’organisation interne et d’optimisation, le circuit usager a été modifié. Les efforts ont été déployés par ESII afin que la solution s’adapte à cette nouvelle organisation. Les équipes ESII restent donc très concernées et flexibles même après la mise en œuvre.

En tant que responsable du service informatique, l’un de mes critères d’évaluation des solutions déployées est le taux d’utilisation. Les différents utilisateurs (superviseurs, administrateurs du système et agents des services) ont été formés par ESII et utilisent le système de manière permanente. Le suivi des files d’attente en temps réel, les statistiques, la traçabilité des usagers sont des fonctionnalités très appréciées par les utilisateurs. Je conseille la solution de gestion de file d’attente de ESII à toute structure désireuse d’optimiser la performance et la productivité du personnel, et de réduire le temps d’attente et augmenter la satisfaction des clients.

C’est favorable pour les patients, bien sûr. Mais c’est aussi favorable pour les médecins parce que ces bornes d’admission limitent le flux de passage au niveau des admissions. Ça a une incidence sur nos médecins qui attendent beaucoup moins les patients. Et ça, c’est un vrai avantage pour nous.

Suite à l’installation de 7 kiosques sur les 3 campus de l’hôpital ASZ Aalst, les files d’attentes aux guichets d’admission ont considérablement diminué (+ de 50 %).

La collaboration suite à ce déploiement se passe très bien et les services offerts dépassent de loin les attentes.

Les avantages de ces bornes d’admission sont les suivants :

• Simple : Il faut simplement suivre les instructions sur l’écran tactile
• Sécurisé : l’identification se fait via la carte d’identité électronique
• Rapide : plus besoin d’attendre à l’accueil
• Disponibilité : 24h/24 et 7j/7

Le travail conjoint entre ESII et notre éditeur de GAM a permis de déployer en quelques mois un accueil des externes sur borne qui prend en charge en autonomie 20% du flux d’externe désormais.

Pour le personnel d’accueil, l’arrivée des bornes allège la pression sur les équipes lors des pics d’affluence et permet de réaliser dans des conditions plus qualitatives les entretiens d’accueil des patients, pour lesquels l’intervention et l’expertise humaine sont nécessaires. Les conditions de travail sont donc améliorées.

Pour les patients, l’accueil autonome est très rapide (quelques secondes) et donc facteur de moindre stress et de moindre attente. L’impact de cette organisation est aussi positif sur le temps d’attente de tous les autres usagers.

Nous sommes donc très satisfaits des solutions proposées par ESII au regard des problématiques traitées.